Rozwiązania // 06

Automatyzacja procesów w firmie

Przepisujesz zamówienia między programami, ręcznie przygotowujesz raporty albo zbierasz dane z kilku arkuszy? Porządkujemy powtarzalne zadania i łączymy używane systemy, aby zespół mógł skupić się na obsłudze klientów.

Porozmawiajmy

Powtarzalne zadania pod kontrolą

Co możemy zautomatyzować

Zakres ustalamy na podstawie rzeczywistego procesu i możliwości Twoich programów. Pierwsze wdrożenie może obejmować jedno zadanie.

01 // Dane

Przekazywanie danych między programami

Zamówienie, zgłoszenie lub zmiana statusu trafia do właściwego systemu bez ponownego wpisywania tych samych informacji. Sprawdzamy dostępne API i inne sposoby wymiany danych.

02 // Dokumenty

Dokumenty i oferty przygotowane z danych

Dane klienta i wybrane parametry mogą uzupełniać szablon dokumentu lub oferty PDF. Ustalamy, które informacje pobrać i kiedy dokument wymaga zatwierdzenia.

03 // Zlecenia

Obsługa zgłoszeń i statusów

Porządkujemy kolejne etapy obsługi sprawy: przyjęcie, przydzielenie osoby, akceptację i zakończenie. System może przekazywać zadania zgodnie z uzgodnionymi regułami.

04 // Raporty

Zestawienia bez ręcznego składania arkuszy

Zbieramy dane z uzgodnionych źródeł i przygotowujemy cykliczne raporty. Zespół wie, z jakiego okresu pochodzą informacje i jak sprawdzić ich poprawność.

05 // Powiadomienia

Przypomnienia we właściwym momencie

Zmiana statusu, termin lub brak wymaganych danych może uruchomić powiadomienie. Odbiorców, kanały i częstotliwość dopasowujemy do procesu.

06 // Wyjątki

Kontrola błędów i przekazanie sprawy człowiekowi

Nie każda sytuacja powinna być obsługiwana automatycznie. Ustalamy walidację danych, zasady ponawiania operacji i moment, w którym potrzebna jest decyzja pracownika.

Jak przebiega wdrożenie automatyzacji

Zaczynamy od obecnego sposobu pracy. Nie potrzebujesz gotowej specyfikacji — wystarczy opis zadania, używanych programów i sytuacji, które wymagają decyzji człowieka.

Opisujemy proces. Ustalamy źródła danych, kolejne kroki, wyjątki i osoby odpowiedzialne za wynik.
Wybieramy pierwszy zakres. Określamy, co system wykona automatycznie, a co pozostanie do akceptacji przez pracownika.
Przygotowujemy i testujemy rozwiązanie. Sprawdzamy typowy przebieg, błędne dane, brak odpowiedzi programu i ponowienie operacji.
Uruchamiamy przepływ i przekazujemy obsługę. Ustalamy sposób sprawdzania działania, zgłaszania problemów oraz późniejszego utrzymania.

Automatyzacja nie zawsze wymaga nowego systemu

Czasem wystarczy połączenie dwóch używanych programów lub niewielkie narzędzie. W innym przypadku potrzebny będzie panel do obsługi procesu. Dobór rozwiązania wynika z zakresu zadania, możliwości technicznych i sposobu pracy zespołu.

Sprawdź naszą ofertę integracji systemów i API oraz oprogramowania dla firm. Jeśli zadanie polega na doborze parametrów i przygotowaniu ceny, odpowiednim rozwiązaniem może być konfigurator produktu.

Przykład: od doboru elementów do oferty PDF

W konfiguratorze maszyn dla branży poligraficznej wybór maszyny i akcesoriów prowadzi do przygotowania oferty PDF. To przykład przeniesienia fragmentu procesu ofertowania do narzędzia dostępnego na stronie.

Zakres automatyzacji w Twojej firmie ustalamy oddzielnie. Nie zakładamy z góry określonej oszczędności czasu — sposób pomiaru efektu dobieramy do zadania.

Od czego zależy koszt automatyzacji procesu

Na wycenę wpływają liczba kroków i połączonych systemów, dostęp do API, jakość danych oraz sposób obsługi wyjątków. Znaczenie ma też oczekiwany monitoring i zakres utrzymania.

Aktualne stawki wyjściowe znajdziesz w cenniku. Przed startem uzgadniamy zakres i cenę pierwszego wdrożenia oraz zasady późniejszego wsparcia. Projekt możemy rozwijać etapami po sprawdzeniu pierwszego procesu.

Wrocław i współpraca w całej Polsce

Nasz zespół jest z Wrocławia. Większość ustaleń i wdrożeń prowadzimy zdalnie. Jeśli projekt wymaga poznania pracy zespołu na miejscu, uzgadniamy zakres i termin spotkania przed rozpoczęciem prac.

Otwiera się w nowej karcie

Zespół z Wrocławia · Współpraca w całej Polsce

Opisz zadanie, które powtarzasz ręcznie

Napisz, jak wygląda proces, jakie programy w nim uczestniczą i gdzie pojawia się najwięcej ręcznej pracy. Wspólnie ustalimy, od czego warto zacząć.

Często zadawane pytania

Czy możemy zacząć od jednego procesu?

Tak. Wybieramy powtarzalne zadanie, opisujemy dane wejściowe, reguły i oczekiwany wynik. Pierwsze wdrożenie może obejmować jeden przepływ, a kolejne etapy dodajemy według potrzeb.

Czy muszę wymieniać obecne programy?

Nie zawsze. Najpierw sprawdzamy możliwości istniejących programów, ich API oraz dostępny import i eksport. Na tej podstawie dobieramy sposób połączenia lub zakres dodatkowego narzędzia.

Co się stanie, gdy automatyzacja napotka błąd?

Przed uruchomieniem ustalamy walidację, zasady ponawiania operacji i powiadamiania zespołu. Część wyjątków wymaga decyzji człowieka. Zakres monitoringu i utrzymania jest częścią ustaleń wdrożenia.